pdopis_foto
Umowa kupna-sprzedaży w niemczech | Kaufvertrag
1 lipca 2021

Jak dobrze zarządzać swoim czasem?

Dobrze zorganizowany czas pozwala na efektywniejszą pracę. Zaczynając planowanie naszego dnia należy odpowiedzieć na pytanie: Co chcę dzięki temu osiągnąć/Jakie są moje oczekiwania odnośnie tego? Podczas planowania należy pamiętać aby z początku zabierać się za najtrudniejsze zadania. Robi się tak ponieważ jesteśmy w tym czasie pełni sił, a pod koniec pracy myślimy już o tym, aby wyjść, co nas czeka w domu czy jakie jeszcze inne obowiązki mamy do wykonania. Jeżeli nie jesteśmy w stanie sami zaplanować sobie działań, w internecie są dostępne bezpłatne programy do planowania. W takim planie ważne jest aby wyznaczyć sobie priorytetów. W dobrym zarządzaniu czasem nie może zabraknąć czasu przerwy. W takim czasie nie zalecane jest korzystanie z portali społecznościowych, ponieważ zawsze się przy takiej czynności przeciąga się przeznaczony na to czas, a ponowne zajęcie się pracą jest znacznie trudniejsze. Należy pamiętać również o poświęceniu czasu na posiłki, ponieważ praca z pustym żołądkiem może być tak samo efektywna jak jazda samochodem bez paliwa. Takie drobne przerwy pozwalają na krótki odpoczynek przeciążonego umysłu.

W przedsiębiorstwie do dobrego zarządzania czasem przyda się umiejętność planowania. Możemy wyróżnić trzy rodzaje planowania. A są to:

Planowanie długookresowe: trwające dłużej niż 5 lat. Jest to okres który przeznacza się do wytyczania ścieżek rozwoju firmy jak i sposobów realizacji postawionych celów w przyszłości.

Planowanie średniookresowe: trwające od 2 do 5 lat. Jest to okres który przeznacza się do realizacji planów nadrzędnych przedsiębiorstwa.

Planowanie krótkookresowe: trwające od kilku miesięcy do 1 roku. Jest to okres na określenie zadań jakie należy wykonać, aby aby zrealizować plan długookresowy. W tym okresie powinny powstać plany działania oraz tak zwane plany awaryjne w razie nieprzewidywanych okoliczności. W tworzeniu koncepcji naszych działań można również wyróżnić kategorie planów ze względu na ich charakter, a są to:

Plany strategiczne – są one przygotowywane pod określone wcześniej cele strategiczne. Z zasady są one rozłożone na długi okres czasowy. Są one głównie ukierunkowane na zasięg czy dystrybucję zasobów oraz na przewagę konkurencyjną na rynku.

Plany taktyczne – są one przygotowywane pod określone wcześniej cele taktyczne. Mają one obowiązek osiągnąć założenia planu strategicznego. Koncentruje się on na konkretnych zasadach, jakie muszą zostać wykonane.

Plany operacyjne – są one przygotowywane pod określone wcześniej cele operacyjne. Mają one obowiązek wypełnienia działań taktycznych. Są one krótkoterminowe i posiadają wąski zasięg planowania, czyli to co jest tu i teraz, z dnia na dzień.

 

Jakie wyglądają etapy planowania?

1) Projektowanie planu: Jest to etap wstępny w którym muszą zostać podjęte wszelkie decyzje przed zaczęciem planowania. Ważne jest aby wybrać spójny sposób podejścia do planowania ze stylem prezentacji planów. W tym etapie rozważa się poziom i szczegółowość.

2) Określenie i analizowanie produktów: Proces ten charakteryzuje się identyfikacją produktów jakie obejmuje nasz projekt. Określa się je za pomocą opisu. Podczas takiej identyfikacji pomocna lista kontrolna produktów, która zawiera między innymi informacje takie jak daty wykonania produktów.

3) Określenie działań i zależności pomiędzy nimi: Ten etap nie obejdzie się bez diagramu, który przedstawia przepływ produktów. Diagram przydatny jest również do przedstawiania zależności pomiędzy działaniami.

4) Szacowanie: Rzadko się zdarza, że plan zawiera dokładne dane, najczęściej są one szacowane. Bez oszacowania niezbędnych parametrów, niemożliwe jest stworzenie planu, a za tym idzie brak możliwości rozpoczęcia działań. Szacować można różnymi metodami, nie jest to w teorii narzucane. Często jednak jest to metoda “Delphi”, polega się w niej na specjalistach, którzy odpowiadają nam na nasze pytania, które się później weryfikuje do otrzymania konsensusu.

5) Harmonogramowanie: Aby stworzyć harmonogram korzysta się ze specjalistycznych programów komputerowych stworzonych do planowania. Popularnym harmonogramem jest wykres gantta. Plan taki zawiera:

a) prace do wykonania

b) daty ich rozpoczęcia

c) daty ich zakończenia

d) osoby niezbędne do wykonania konkretnych działań

6) Analizowanie ryzyk: Przez wszystkie etapy projektu należy zajmować się ryzykiem każdego rodzaju. Wszystko co jest tworzone w planie należy rozważać pod kątem zagrożeń i podejmowaniu działań aby ich uniknąć lub je wyeliminować jeśli takie się pojawią. Źródła ryzyka mogą być na przykład: a) sprawy związane z jakością produktów

b) niedotrzymywanie terminów

c) źródła siły roboczej

d) umiejętności pracowników

e) zaangażowanie pracowników i kierownictwa

7) Kompletowanie planu: Inaczej jest on nazywany etapem domykania planu. Wiąże się on ze zbieraniem wszystkich elementów w jedną całość i przedstawieniem krótkiego omówienia dotyczącego ważnych punktów. Do opisu planu dołącza się różne plany i arkusze analityczne, a do listy kontrolnej produktów dopisuje się terminy rozpoczęcia i końca wykonywania każdego z produktów.

 

 

Innymi etapami planowania jakie są wykorzystywane w przedsiębiorstwach to:

Etap przedsiębiorczości – w tym etapie swoimi umiejętnościami muszą wykazać się menedżerowie, ponieważ powinni wykorzystać funkcje planowania. Niestety bardzo rzadko są te umiejętności wykorzystywane. Głównym celem jest również poszukiwanie odpowiedzi na pojawiające się problemy.

Etap luki administracyjnej – w tym etapie zaczyna się już planowanie. Wykorzystuje się je głównie by zwiększyć skuteczność działania.

Etap luki oczekiwań – na tym etapie plany już mają związek z wizją przedsiębiorstwem. Mają one ocenić wizję dalszego działania przedsiębiorstwa.

Etap strategicznego rozwoju – na tym etapie menedżerowie powinni zastanawiać się nad poszukiwaniem nowych rozwiązań i ulepszaniu działalności.